Personalportfolio: Gut gerüstet für knapper werdende Personalressourcen

Knapper werdende Ressourcen im Personalbereich erfordern strategische Entscheidungen und eine entsprechend angepasste Ausrichtung des Handelns.

Yvonne Wolf stellt in einem Beitrag im HR-Magazin das Personalportfolio als hilfreiches Analyse- und Planungsinstrument vor. Es verdeutlicht, wo im Personalmanagement die Schwerpunkte zu setzen sind.

Das Personalportfolio dient als Planungsinstrument für das Personalmanagement auf der Basis einer präzisen Analyse. Wie das Personalportfolio den Ist-Zustand des Personals nach Leistung und Potential visualisiert und als strategischer Navigator des Personalmanagements fungiert, beschreibt Unternehmensberaterin Wolf im HR-Magazin.

Leistung und Potential des Personals

In vielen HR-Abteilungen liegen Informationen zum Leistungsstand der Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen aufgrund der dort abgelegten Beurteilungen durch die Führungskräfte vor. Über welches Potential die Mitarbeiter zusätzlich zu ihren aktuell genutzten Fähigkeiten verfügen, wissen häufig lediglich ihre direkten Vorgesetzten.

Wird auch dieses Wissen in der Personalabteilung gebündelt, kann es im Personalportfolio grafisch dargestellt werden. In dieser Visualisierung wird jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Leistung und seines Potentials einem von vier Bereichen einer Matrix zugeordnet.

Visualisierung im Personalportfolio

Entsprechend des Punktes, der sich aus dem auf der x-Achse abzulesenden Leistungsstand und dem auf der y-Achse dargestellten Potenzial des Mitarbeiters ergibt, wird dieser in der Matrix als Kreis eingetragen. Potentialträger, die über hohes Potential verfügen, aber derzeit noch keinen hohe Leistungsstand haben, finden sich zum Beispiel im Bereich der "Fragezeichen" wieder.

Mitarbeiter, die sowohl über einen hohen Leistungsstand als auch über großes Potential verfügen, zählen zu den "Stars" im oberen rechten Bereich der Matrix, Leistungsträger mit geringerem Potential werden dem Bereich der "solide workers" unten rechts zugeordnet. Im Bereiche der "Probleme" unten links versammeln sich dagegen die Mitarbeiter, deren Leistung und Potential eher gering eingeschätzt wird.

Handlungsstrategien für das Personalmanagement

Zusätzlich zur visualisierten Darstellung des Ist-Zustands hält das Personalportfolio Normstrategien für das Personalmanagement bereit. Für High Potentials – Mitarbeiter aus dem Bereich der Fragezeichen – ist als Normstrategie beispielsweise die Vorbereitung auf den Einsatz in der nächsthöheren Karrierestufe vorgesehen.

Im Rahmen der Nachfolgeplanung können die in Frage kommenden Mitarbeiter bereits frühzeitig ausgewählt werden. In Absprache mit dem Potentialträger und dessen Vorgesetzten können dann die entsprechenden Maßnahmen der Vorbereitung auf die neue Position besprochen und eingeleitet werden.

Neue Perspektiven mithilfe des Personalportfolios

Mithilfe des Personalportfolios wird sichergestellt, dass wichtige Positionen auch in Zukunft mit fähigen Mitarbeitern besetzt werden können. Dies ist in der heutigen Zeit des Fach- und Führungskräftemangels von besonderer Bedeutung.

Welche Normstrategien das Personalportfolio für die Mitarbeiter der übrigen Bereiche der Matrix vorsieht, beschreibt die erfahrene Unternehmensberaterin ebenfalls in ihrem Beitrag. Der Artikel zum Thema Personalportfolio aus dem HR-Magazin steht im Downloadbereich der I.O. BUSINESS Unternehmensberatung und Training kostenfrei zur Verfügung.

Weiterführende Informationen:

• Der Beitrag Personalportfolio: Potenziale und Kompetenzen bewerten aus dem HR-Magazin zum Download
• Informationen zum Thema Personalstrategie und Personalportfolio
• Weitere Informationen zum Personalportfolio

Low Performer in Bewegung setzen

Einen Low Performer im Team zu haben ist in der Regel lediglich für den Low Performer selbst nicht problematisch. Welche Handlungsmöglichkeiten Führungskräfte in einem solchen Fall haben, fasst ein Artikel des aktuellen HR-Magazins zusammen.

Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass Führungskräfte gut beraten sind, sich mit dem Thema Low Performance zu befassen, sobald es erste Anzeichen für die Schlecht- oder Minderleistung einzelner Mitarbeiter gibt. Es ist für alle Beteiligten besser, zunächst mithilfe führungspsychologischer Methoden auf den Low Performer einzuwirken. Eine Kündigung sollte dagegen erst als letzter und gut vorbereiteter Schritt in Erwägung gezogen werden.

Low Performance: Echte Gründe oder vorgeschobene Begründungen?

Erfahrene Führungskräfte suchen bereits bei den ersten Anzeichen für eine unterdurchschnittliche Leistung das klärende Gespräch mit dem Low Performer. In einem solchen Kritikgespräch wird der Mitarbeiter über die Punkte informiert, die nach Ansicht des Vorgesetzten verbesserungsbedürftig sind.

Darüber hinaus sollte im Gespräch herausgefunden werden, ob es echte Faktoren gibt, die zu der schlechten Performance führen oder ob der betreffende Mitarbeiter mit zweifelhaften Begründungen aufwartet und gar kein Interesse an einer Leistungssteigerung hat. Liegt die Ursache der Low Performance in der Person selbst oder in deren Arbeitsumfeld begründet, können in vielen Fällen Wege zu einer Steigerung der Performance gefunden werden.

Meilensteine zur Performancesteigerung setzen

Welche Lösungsmöglichkeiten es gibt, zeigt der Artikel anhand verschiedener Beispiele auf. Ist die Low Performance beispielsweise die Folge fehlender Fachkenntnisse oder Soft Skills, so können durch Personalentwicklungsmaßnahmen deutliche Verbesserungen erzielt werden.

Wichtig ist es, im Gespräch mit dem Low Performer für den anvisierten Lösungsweg klare Ziele und Zwischenziele für die Steigerung der Leistung zu setzen und deren Erreichen zu überprüfen. Ist beim Low Performer dagegen fehlende Motivation und Leistungsbereitschaft erkennbar, so muss er in letzter Konsequenz durch eine Abmahnung auf die Folgen seiner fehlenden Leistungsbereitschaft hingewiesen werden.

Download: Low Performance – was tun?

Der im Dezember 2011 im HR-Magazin erschienene Artikel Low Performance: Was tun? steht zum kostenlosen Download in PDF-Form zur Verfügung. Für Führungskräfte, die auf der Suche nach weiterführenden Anregungen für den Umgang mit Low Performern sind, bietet die I.O. BUSINESS Unternehmensberatung und Training ein Führungskräftetraining zum Thema an.

Das Seminar "Umgang mit schwierigen Mitarbeitern und Low Performern" wird geleitet vom Trainerduo Erich Ziegler und Andrea Cichy. Es ermöglicht den moderierten Erfahrungsaustausch mit anderen Führungskräften.